В этой ситуации необходимо переформулировать проблему, например, в виде задачи-аналога или упростив ранее сформулированную задачу.

     В настоящее время в современном менеджменте групповые методы принятия решений являются наиболее популярными и востребованными. Можно отметить несомненные их плюсы, к которым в первую очередь относятся:

• широкий охват специалистов, тех, для кого актуальна сфера, в которой принимаются решения;
• максимальная включенность и вовлеченность участников во время самого процесса выработки группового решения;
• синергетический эффект, активизирующий творческий потенциал.

     Однако данная технология таит в себе и некоторые сложности, которых можно избежать, если правильно подойти к процессу. В ходе мозгового штурма особая ответственность возлагается на его ведущего. Собрать людей и провести с ними подобное совместное действие — процесс трудоемкий по затратам сил и сложный в управлении. Поэтому актуальными и зачастую решающими становятся такие навыки ведущего, как четкое понимание и чувство ситуации, каждого участника в отдельности и всех вместе.

     В целом процессы принятия групповых решений подчинены основной психологически обусловленной модели, которая может быть представлена следующей достаточно простой последовательностью этапов ее применения.

Первый этап — ориентация

     Зачастую на него в меньшей степени обращают внимание, чем на последующие, однако именно этот этап задает те рамки, в соответствии с которыми процесс будет далее реализован. Вначале всем участникам необходимо четко определить для себя, осознать, для чего они все тут собрались. Поэтому лидеру, организатору группового действия необходимо обсудить с участниками процесса такие вопросы, как:

• цель;
• контекст, в котором будет рассматриваться проблема;
• время, которое необходимо и возможно затратить для принятия решения.

     Это позволяет максимально сблизить понимание цели и задач, сориентироваться и выбрать наиболее актуальный ракурс рассмотрения вопроса и, наконец, внутренне настроиться на определенный интервал времени, отведенный для процесса.

Второй этап — процесс сбора предложений

     Необходимо соблюдать правило безоценочного принятия предложений от всех участников процесса. Безусловно, велик соблазн перейти к обсуждению услышанных предложений. Очень важно удержаться, так как если начать обсуждать уже озвученные предложения, в то время как остальные еще не были озвучены, они так и останутся невысказанными.

Третий этап — анализ

     Самый трудоемкий в плане обсуждения предложений. На этом этапе необходимо проанализировать все предложения, рассмотреть их с разных точек зрения. Взвесить все плюсы и минусы.

Четвертый этап — завершающий

     Это этап принятия решения, выбора окончательного варианта, оптимального по всем параметрам.

     Описанная модель — это самая элементарная и универсальная схема ведения группового процесса. Соблюдение законов и последовательности таких этапов позволяет повысить эффективность группового процесса принятия решения.

     Если более детально рассматривать технологию мозгового штурма, то тут начать надо с того, каковы области применения данного метода. Во-первых, методика мозгового штурма применяется для выявления новых направлений решения проблемы при поиске решений в сфере, которая для участников процесса является недостаточно исследованной. Во-вторых, технология мозгового штурма используется для решения некоторого класса интеллектуальных задач, для которых трудно отыскать оптимальное решение, работая над ними индивидуально. И, наконец, немаловажный довод в пользу предпочтения именно этого метода состоит в том, что создание специальной группы людей, между которыми особым образом организуется взаимодействие, рассчитанное на получение группового эффекта — синергии, является эффективным способом повышения качества и скорости принятия нужного решения по сравнению с индивидуальным его поиском.

     Общепринятое определение метода звучит так: мозговой штурм (brain storm) — это метод группового коллективного продуцирования новых идей, который был разработан в 30-е годы. Он используется в самых разных областях — от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях. Сущность метода заключается в том, что процесс выдвижения, предложения идей отделен от процесса их критической оценки и отбора.

     Варианты осуществления мозгового штурма разнообразны: все зависит от задачи, которую призван решать процесс. В одном случае собирается группа специалистов определенной узкой области, а в другом — возникнет необходимость объединить специалистов разных областей. С точки зрения анализа метода наиболее интересный состав участников группового процесса — это когда наряду со специалистами определенной области в группу приглашаются люди из совершено других сфер деятельности. Благодаря этому появляется возможность найти что-то действительно необычное, новое, что могло бы остаться «за кадром» из-за своей непривычности.

     Если говорить о количественном составе группы мозгового штурма, то оптимальное количество участников – 5-10 человек. Также обязательно необходим фасилитатор — человек, который ведет и поддерживает процесс группового обсуждения, который владеет этими навыками достаточно хорошо для того, чтобы ход беседы не увел участников в какое-нибудь совершенно другое русло.

     Процесс мозгового штурма предполагает определенные правила работы. Вот главные из них: никакой критики; важно собрать как можно больше идей — даже кажущихся нереальными; приветствуется использование метафор, проведения параллелей с другими сходными ситуациями; должна быть создана атмосфера, комфортная для всех участников.

     Наряду с правилами существуют и особенности процесса, которые надо знать и учитывать. Приведем некоторые из них. Работа может быть эффективной только в отдельном, изолированном помещении. Желательно обеспечить равенство участников, для чего они должны быть рассажены в режиме «круглого стола». Форма стола может быть любой, важно только обеспечить психологическое равенство. Идеи должны оперативно фиксироваться любым доступным способом. Записанные идеи необходимо оперативно расшифровывать. Ведущий должен контролировать время работы. Оптимальное время процесса генерации при постановке одной проблемы – 40 минут, при необходимости решения нескольких задач время колеблется от 15 до 30 минут на каждую.

     Следует учитывать требования, предъявляемые к участникам группового процесса. Целесообразно привлекать людей, отличающихся хорошими творческими способностями, высокой креативностью, большой скоростью мыслительных процессов, легкостью включения в новые ситуации, гибкостью, способностью быстро переключать внимание с одного аспекта на другой. Умение отойти от привычных установок и психологических ограничений позволяет расширить область возможностей каждого из участников штурма. Люди, обладающие повышенной чувствительностью к информации, к очень тонким ассоциациям, способны продуцировать неожиданные, оригинальные, а иногда — шокирующие творческие находки. При взаимодействии с такими людьми в силу их повышенной чувствительности особо внимательно нужно следить за созданием для них в ходе мозгового штурма комфортной обстановки.

     Ведущих мозгового штурма лучше выбирать среди лиц, обладающих высокой творческой активностью в сочетании с доброжелательностью по отношению к идеям, высказанным другими людьми. Кроме того, ведущий должен органично сочетать в себе способности генератора и аналитика идей. Важнейшими его качествами являются скорость реакции, богатство ассоциативных связей, легкость генерирования идей в сочетании с хорошими аналитическими способностями, чувством юмора.

     На ведущего возлагается: принятие решения о целесообразности применения мозгового штурма для работы с конкретной задачей;

• отбор участников;
• обучение участников необходимым приемам работы;
• формулирование проблемы с учетом квалификации и личностных качеств участников этапа генерации идей;
• обеспечение деятельности участников во время этапов генерации и анализа идей;
•  классификация идей; анализ итогов штурма.

     Сама процедура мозгового штурма может иметь много вариантов. Рассмотрим двухэтапную технологию мозгового штурма, предложенную Еленой Петровой.

1-й этап: выдвижение идей (генерация)

     Время, необходимое для реализации данного этапа — около 40 минут, хотя в реальности некоторые штурмы достигают длительности в несколько часов. Регламент — до двух минут на выступление. Как правило, считается хорошим результатом штурма генерация 50 идей.

     На этом этапе можно выделить несколько значимых шагов:

• «включение» — создание рабочей обстановки;
• «наполнение» — основная фаза, в течение которой происходит выдвижение большей части идей;
• «прорыв» — когда производится генерация идей по ключевому пункту проблемы или по одному из перспективных направлений;
• «индукция» — поиск новых и доработка выявленных ранее направлений решаемой проблемы с использованием уже полученной информации.

     Порядок осуществления процесса ведение дискуссии таков: ведущий формулирует перед группой тему обсуждения, она должна быть сформулирована четко и ясно, а также должен быть обозначен конкретный результат, который планируется получить во время штурма.

     Очень часто решение об использовании метода мозгового штурма принимается в ситуации, когда не удалось решить проблему обычным путем, когда кажется, что все возможные пути решения уже рассмотрены, и при обсуждении проблемы все уже просто «ходят по кругу». В этой ситуации предложение тем же людям продолжать решать проблему, формулируя ее уже известным им способом, приведет к снижению эффективности мозгового штурма. Необходимо переформулировать проблему, например, в виде задачи-аналога или упростив ранее сформулированную задачу, например, через обобщение.

     Процедура ведения процесса: участники высказывают как можно больше вариантов решения проблемы, принимаются любые идеи. Тут важно остановить попытки перейти к обсуждению этих идей и сосредоточиться только на их сборе. Сам ведущий не предлагает вариантов решения. Он следит за тем, чтобы каждый участник чувствовал себя максимально комфортно, поддерживает атмосферу доброжелательности, подбадривает участников и поощряет выдвижение самых, казалось бы, невозможных идей. Кроме того, он стремится организовать по возможности равное количество высказываний каждого присутствующего.

     В определенный момент, если все предыдущие правила и нюансы процедуры были соблюдены, наступает прорыв, и идеи начинают рождаться свободно и в большом количестве — происходит так называемая непроизвольная генерация гипотез. На следующем этапе из всего многообразия высказанных идей к серьезному рассмотрению будут приняты не более 15%, но пока идет их сбор, принимаются все высказывания, причем все сказанное записывается на доске.

2-й этап: оценка идей и работа с ними

     На этом этапе происходит анализ предложений. Идет работа со стенограммой, оцениваются и выбираются лучшие идеи. Обычно создается группа экспертов, которая осуществляет оценку идей и предложений. Возможен вариант, когда та же самая группа, которая продуцировала идеи, после перерыва возвращается к работе над своими же предложениями, но уже в роли экспертов. Перерыв необходим для того, чтобы участники группового обсуждения почувствовали завершение одного процесса — генерации идей — и переход к другому процессу — экспертизе предложений. Может оказаться более эффективным, если оценивать предложение будут только специалисты, причем те, которые не принимали участия в генерации идей.

     Целью ведущего на этом этапе является максимальное содействие развитию отобранных направлений, приданию им облика, позволяющего судить о возможности практической реализации выбранных решений. Анализировать идеи можно бесконечно долго, и поэтому одна из основных задач ведущего — удержать группу от излишней увлеченности процессом обсуждения. На этом этапе необходима уже конкретизация предложенных ранее идей.

     Конечно, новые идеи тоже будут появляться, поэтому тут важно рационально подойти к их принятию и обсуждению. Следует иметь в виду возможность организации повторного этапа генерации по перспективному, но непроработанному направлению, а также по частным вопросам применения отобранных решений, вариантам их реализации. При проведении реальных штурмов в организации ведущий, как правило, самостоятельно выполняет работу по обобщению идей, рассматривая аналитиков как экспертов, в чьи функции входит обоснование применения сформулированной обобщенно идеи в конкретных условиях.

    Принятие группового решения — это творческий процесс, в котором происходит активизация личностного потенциала.

«Пожените идеи». Иногда самые лучшие идеи получаются в результате объединения двух менее ярких идей. Возьмите форму из одного жанра и перенесите в другой жанр — может получиться очень интересно. Играйте!

Какие новости? Посмотрите сегодняшнюю газету, пройдитесь по разделам. Выберите какую-нибудь историю и дайте свободу вашему воображению. Попробуйте связать вашу тему с каждой из новостей.

Разыгрывайте роли. Назначьте участникам роли представителей целевой аудитории, соответствующей вашей задаче. При перемене точек зрения приходят новые решения.

Изобретите колесо заново. Вспомните наиболее успешные, оригинальные или забавные решения, ваши или чужие. Что можете вы заимствовать из них для вашей задачи? Найдите ресурс. Предпримите вылазку из комнаты. Поговорите с вашими друзьями или членами семьи. Прислушайтесь к тому, что они говорят. Позвольте им направить вас в новом направлении. Играйте с ассоциациями. Попросите участников назвать первое слово, которое им придет на ум в ответ на произнесение темы штурма. Позвольте ассоциациям свободно вращаться.

Загляните в будущее. Думайте о том, что будет, а не о том, что есть сегодня. Не ограничивайтесь текущей действительностью. Воображение не знает пределов. Изобретите будущее!

Думайте глобально. Поднимитесь выше предмета штурма. Какие наиболее общие тенденции и концепции можно связать с вашей темой? Нельзя ли из них извлечь пользу для вашей задачи?

Получайте удовольствие. Сеансы воображения должны быть счастливыми часами. Мы думаем более свободно в обстановке комфорта и удовольствия. Поощрите смех, начните с игр или веселых упражнений.

Источник: Advertology.Ru, по материалам Лаборатории Рекламы